ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ, SZERZŐDÉSES KAPCSOLATTARTÁSHOZ
AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS, (EU) 2016/679 RENDELETE ALAPJÁN
Társaságunk adatkezelőként a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározta, adatfeldolgozóként pedig az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.
Az adatkezelés a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált, vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés, továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
Az adatfeldolgozás technikai jellegű adatkezelés, az adatok feletti rendelkezési és döntési joggal nem rendelkezik.
1. SZERZŐDÉSHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
1.1 Ügyféladatok kezelése szerződés teljesítése, kapcsolattartás céljából
Az Adatkezelő szerződés teljesítése jogcímén a szerződés megkötése, teljesítése, megszűnése, szerződési kedvezmény, szerződéshez kapcsolódó szolgáltatás nyújtása céljából kezeli a vele vevőként, szállítóként szerződött természetes személy, szerződésben meghatározott személyes adatait.A személyes adatok címzettjei: az Adatkezelő ügyfélkiszolgálással kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalói, könyvelési, adózási feladatokat ellátó munkavállalói, és adatfeldolgozói.
A személyes adatok tárolásának időtartama: a szerződés megszűnését követő 5 év.
Az érintettet az adatkezelési jogairól az adatfelvételkor tájékoztatni kell.
1.2. Jogi személy, szerződő partnerek képviselői adatainak kezelése szerződés és kapcsolattartás
Az Adatkezelő a vele szerződő jogi személy képviseletében eljáró – a szerződést aláíró – természetes személy, szerződésben megadott személyes adatait, továbbá lakcímét, e-mail címét és telefonszámát, online azonosítóját kapcsolattartás, a szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása, kapcsolattartás céljából jogos érdek jogcímén kezeli.A Szükségesség – arányosság szempontrendszere:
A jogi személy képviseletét ellátó természetes személy adatainak kezelése szükséges a szerződés és annak keretében az együttműködési kötelezettség teljesítése érdekében. Ezen adatkezelése a képviselő személyes adatok védelméhez való jogát korlátozza. Az emberek nem szívesen adják meg másoknak személyes adataikat.
Ugyanakkor egy szerződéses kapcsolatban erre feltétlenül szükség van: a teljesítési feltételek egyeztetése, jogok, kötelezettségek gyakorlása operatív intézkedéseket követel, ehhez nélkülözhetetlenek az elérhetőségi adatok kezelése.
Ezeket mérlegelve a szerződéses kapcsolatban nem lehet eltekinteni a jogi személy, szerződő partner kapcsolattartáshoz elengedhetetlenül szükséges személyes adatainak kezelésétől, még akkor sem, ha ez az érintett személyiségi jogainak korlátozásával is jár. Ez a korlátozás arányos, mert a minimálisan szükséges adatkörre vonatkozik, és a jogi személy képviseletét ellátó személynek eleve számolnia kell adatai ilyen célú kezelésével.
A jogi személy képviselőjét személyes adatai kezeléséről és jogairól a szerződés megkötésekor tájékoztatni kell.
Ezen adatok tárolásának időtartama a szerződés megszűnését követő 5 év.
1.3. Szerződéses kapcsolattartók adatainak kezelése szerződés és kapcsolattartás céljából
A Társaság a vele kötött szerződésben kapcsolattartóként megjelölt – nem aláíró - természetes személy nevét, címét, telefonszámát, e-mail címét, online azonosítóját kapcsolattartás, szerződésből eredő jogok és kötelezettségek gyakorlása céljából jogos érdek jogcímén kezeli. Az e pontban foglalt szabályokat kell alkalmazni akkor is, ha a felek között nem jött létre írásba foglalt szerződés, de a jogviszonyban kapcsolattartás, vagy a szerződési jogok és kötelezettségek gyakorlása során – a partner által megnevezett más személyek is eljárnak.A Szükségesség – arányosság szempontrendszere:
Akár természetes személlyel, akár jogi személlyel kötött szerződésben kapcsolattartóként megjelölt, vagy megnevezett természetes személy adatainak kezelése szükséges a szerződés és annak keretében az együttműködési kötelezettség teljesítése érdekében.
Ezen adatkezelés a kapcsolattartó személy személyes adatok védelméhez való jogát korlátozza. Az emberek nem szívesen adják meg másoknak személyes adataikat.
Ugyanakkor egy szerződéses kapcsolatban erre feltétlenül szükség van: a teljesítési feltételek egyeztetése, jogok, kötelezettségek gyakorlása operatív intézkedéseket követel, ehhez nélkülözhetetlenek az elérhetőségi adatok kezelése.
Ezeket mérlegelve a szerződéses kapcsolatban nem lehet eltekinteni a partner kapcsolattartóinak a kapcsolattartáshoz elengedhetetlenül szükséges személyes adatainak kezelésétől, még akkor sem, ha ez az érintett személyiségi jogainak korlátozásával is jár. Ez a korlátozás arányos, mert a minimálisan szükséges adatkörre vonatkozik, és a kapcsolattartónak – vagy a partnerrel fennálló foglalkoztatási jogviszonya, vagy a tényleges eljárása alapján eleve számolnia kell adatai ilyen célú kezelésével.
Ezen adatok tárolásának időtartama a szerződés vagy a kapcsolattartói minőség megszűnését követő 5 év.
A kapcsolattartóként megjelölt személyt személyes adatai kezeléséről és jogairól az első kapcsolatfelvételkor tájékoztatni kell.
2. ÜGYVITELI CÉLÚ ADATKEZELÉSEK
2.1. Adatkezelés adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése céljából
A Társaság jogi kötelezettség teljesítése jogcímén, törvényben előírt adó és számviteli kötelezettségek teljesítése (könyvelés, adózás) céljából kezeli a vevőként, szállítóként vele üzleti kapcsolatba lépő természetes személyek törvényben meghatározott adatait. A kezelt adatok az általános forgalmi adóról szóló 2017. évi CXXVII. tv. 169.§,és 202.§-a alapján különösen: adószám, név, cím, adózási státusz. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 167.§-a alapján: név, cím, a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény alapján: vállalkozói igazolvány száma, őstermelői igazolvány száma, adóazonosító jel.A személyes adatok tárolásának időtartama a jogalapot adó jogviszony megszűnését követő 8 év.
A személyes adatok címzettjei: a Társaság adózási, könyvviteli, bérszámfejtési, társadalombiztosítási feladatait ellátó munkavállalói és adatfeldolgozói.
Az érintettet az adatfelvételkor tájékoztatni kell adatkezelési jogairól.
3. TÁJÉKOZTATÁS, SZERZŐDÉSES PARTNER KAPCSOLATTARTÓINAK ADATKEZELÉSÉRŐL
Személyes adatnak minősül az azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ. Azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.Társaságunk adatkezelőként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át és elkötelezett ezek védelmében.
3.I. Társaságunk a GDPR 13. cikke alapján az alábbi tájékoztatást adja az érintett személyek részére:
Az Adatkezelő adatai:Cégnév: Young Consulting Szolgáltató és Kereskedelmi Kft
Székhely: 6723 Szeged, Pille u. 30
Weblap: www.firsthand.hu
Kapcsolattartás a Weboldal Kapcsolat menüjében, az ügyfélszolgálat segítségével.
A vállalkozói kapcsolattartás a keretszerződésben megahatározott, illetve a weboldalon található elérhetőségek segítségével történik (nén, telefon, Email, webes felület).
Adatfeldolgozás:
Adatfeldolgozást végző személyek (vállalkozás részéről) neveit, elérhetőségeit, az együttműködést szabályozó keretszerződésben és a weboldal megfelelő felületén kell megadni.
Az adatbiztonság garantálása érdekében az adatfeldolgozó végrehajtja a szervezési és technikai intézkedéseket. Az adatfeldolgozó segíti az adatkezelőt abban, hogy teljesítse kötelezettségeit.
Az adatfeldolgozó az adatkezelő döntése alapján minden személyes adatot visszajuttat az adatkezelőnek vagy töröl, törli a meglévő másolatokat, egy kivétellel, ha a tagállami vagy az uniós jog az adatok tárolását írja elő.
Adatvédelmi tisztviselő:
- Társaságunk a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére
Adatvédelmi kérelmek:
amennyiben bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét elektronikusan a www.firsthand.hu weboldal Kapcsolat menüben, az ügyfélszolgálatnak, vagy postai úton a 6723 Szeged, Pille u 30 címre küldheti. Válaszainkat késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által meghatározott címre.
Külföldi adattovábbítás:
- nem történik külföldre adattovábbítás
3.2. Társaságunk adatkezelésének tárgya, célja, jogalapja, időtartama a beszállítói kapcsolattartók adatai vonatkozásában:
Adatkezelés tárgya:A megbízó kapcsolattartóinak a szerződés teljesítéséhez szükséges adatai (név, telefonszám, e-mail)
Adatkezelési célok:
Társaságunk az együttműködő vállalkozások kapcsolattartóinak adatait a szerződés teljesítése céljából kezeli.
Adatkezelés jogalapja:
Szerződéses partnerek adatainak kezelése: jogalap GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
Az adatkezelés időtartama:
A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok (pl. beszállítói szerződések) megőrzési ideje 8 év.
Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése a szerződés megszűnésétől számított 5 év.
3.3. Érintetti jogok:
A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak.Érintetti jogok:
a) hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés);
b) amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása;
c) törlés (kizárólag a hozzájáruláson alapuló vagy az adatkezelés időtartamának lejártát követő adatkezelés esetén);
d) az adat kezelésének korlátozása;
e) a személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása;
f) személyes adatainak harmadik személy, szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása;
g) bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése; vagy
h) tiltakozás a személyes adat használata ellen.
3.4. Adatvédelmi incidens:
Az adatbiztonság olyan sérülése, mely a kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi. Társaságunk biztosítja az adatkezeléshez kapcsolódó kockázat mértékének megfelelő adatbiztonságot, melynek sérülése esetén késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásra jutástól számított 72 órán belül adatvédelmi tisztviselőnk, vagy ennek hiányában az adatkezelő/adatfeldolgozó vagy képviselője bejelentést tesz a felügyeleti hatóságnak és tájékoztatja az érintettet is.Társaságunk az adatvédelmi incidens tudomására jutását követően haladéktalanul megteszi a szükséges biztonsági intézkedéseket az adatvédelmi incidens alapját adó sérülés megszüntetése, helyreállítása céljából. Az érintettet értesítjük a megtett intézkedésekről és azok eredményéről.
3.5. Jogorvoslati tájékoztatás:
Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (továbbiakban:NAIH, székhelye: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.,
postacíme: 1363 Budapest, Pf.: 9.,
e-mail címe: ugyfelszolgalat@naih.hu).
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság elérhetősége: Székhely:1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
Telefax: +36 (1) 391-1410
Elektronikus postacím: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
3.6. Tájékoztatás a nyilvántartásokról:
Társaságunk az adatok kezelését és feldolgozását jogszerűen, átláthatóan és ellenőrizhetően végzi, mely célok elérése érdekében a beszállítói kapcsolattartók adatairól az alábbi nyilvántartásokat vezeti:Adatkezelések nyilvántartása:
Tartalma:
- sorszám, azonosító
- tevékenység
- kezelt adatok
- adatkezelési cél
- adatkezelési jogalap
- tárolás módja és ideje
- adatkezelő neve és elérhetősége
- adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége
- adattovábbítás, címzettek
- technikai és szervezési intézkedések
Frissítve 2025 március
Süti tájékoztató